PDKS Nedir? Personel Devam Kontrol Sistemi

Çalışma sürelerinin kayıt altına alınması İş Kanunu kapsamında bir zorunluluktur. Bu kaydın hangi yöntemle tutulacağı ise 2026'da değişti. Aşağıda önce sistemin ne yaptığını, sonra bugün hangi yöntemlerin kullanılabildiğini anlatıyoruz.

PDKS bir yazılım değil, bir kurulumdur. Üç parça birlikte çalışır: girişte kimliği doğrulayan cihaz, kişinin fiilen geçtiği nokta ve kayıtları puantaja çeviren yazılım. Üçünden biri eksikse sistem yarım kalır.

PDKS'nin çözdüğü şey imza föyü değil, ay sonudur.

Elle tutulan kayıtta üç şey olur. Birincisi, ay sonunda bordro için gereken veri Excel'e ikinci kez elle girilir ve bu iş gün alır. İkincisi, "ben o gün geldim" itirazına karşı elinizde kayıt olmaz. Üçüncüsü, vardiya değişikliği kâğıtta kalır, sisteme yansımaz ve hesap yanlış çıkar.

PDKS bu üçünü de kaynağında keser:

• Giriş ve çıkış saati insan eli değmeden kaydedilir.
• Kayıt geriye dönük sorgulanabilir; itiraz geldiğinde bakılacak bir yer olur.
• Puantaj otomatik oluşur, bordroya aktarılabilir biçimde çıkar.
• Denetimde istenen çalışma süresi kaydı hazır durur.

Kimin işine yarar: 20 kişiyi geçen her işletme. Vardiyalı çalışan üretim tesislerinde, birden fazla şubesi olan işletmelerde ve saha ekibi olan firmalarda elle takip belirli bir sayıdan sonra fiilen mümkün olmaz.

Kimlik doğrulama noktası

Girişte "bu kişi kim" sorusunun cevaplandığı yerdir. Bugün kullanılan yöntemler şunlar:

• Şifreli kart ve etiket okuyucular. Personel kartını okutur, kayıt düşer. En yaygın ve en dayanıklı yöntem.
• QR kod. Cihaz kurulamayan yerlerde telefonla okutulur.
• Konum doğrulamalı mobil giriş-çıkış. Saha ve şantiye ekibi için; telefondan, konum kontrolü açık şekilde.
• PIN kodu. Kart taşınmayan düşük yoğunluklu girişlerde.

Geçiş noktası

Kimlik doğrulandıktan sonra kişinin fiilen geçtiği yerdir: turnike, kapı, otopark bariyeri. Her PDKS kurulumunda geçiş noktası olmak zorunda değildir; yalnızca kayıt tutmak isteyen bir işletme okuyucuyla yetinir. Ama giriş kontrolü de isteniyorsa, yani yetkisi olmayan kişinin geçmemesi gerekiyorsa, turnike veya kapı kontrolü devreye girer.

Vardiya devrinde kapıda kuyruk oluşuyorsa sorun genellikle yazılımda değil, geçiş noktasının kapasitesindedir. 200 kişilik vardiya devri tek kollu turnikeyle çözülmez.

Yazılım

Ham geçiş kayıtlarını anlamlı hale getiren katmandır. Vardiya kuralını, mola düşümünü, izin hakkını ve fazla mesai kuralını burada tanımlarsınız. Yazılım geçiş kayıtlarını bu kurallara göre işler ve puantaj kartını üretir. Bordro veya ERP programınıza veri aktarımı da bu katmanda olur.

Donanım kayıt tutar, yazılım hesap yapar.

Puantaj, bir çalışanın ay içinde fiilen çalıştığı sürenin, izinli ve raporlu günlerinin ve fazla mesaisinin gün gün dökümüdür. Bordronun girdisidir; bordro puantajdan hesaplanır.

Hesap sırası şudur:

1. Her gün için ilk giriş ve son çıkış saati alınır.
2. Vardiya planındaki başlangıç ve bitiş saatiyle karşılaştırılır.
3. Tanımlı mola süresi düşülür.
4. Geç giriş ve erken çıkış varsa kurala göre işlenir.
5. Vardiya süresini aşan kısım fazla mesai olarak ayrılır.
6. İzin, rapor ve resmî tatil günleri kendi koduyla işaretlenir.
7. Ay sonunda tüm günler toplanır, puantaj kartı çıkar.

Elle yapıldığında hata bu adımların üçüncü ve beşincisinde çıkar: mola düşümünün tutarsız uygulanması ve vardiya değişikliğinin geç girilmesi. PDKS yazılımında kural bir kez tanımlanır, her ay aynı şekilde işler.

Fazla mesai, haftalık 45 saatlik yasal çalışma süresinin üzerinde çalışılan süredir. Ücreti normal saatlik ücretin 1,5 katı olarak hesaplanır. Çalışan dilerse ücret yerine, her fazla çalışma saati için 1 saat 30 dakika serbest zaman kullanabilir. Fazla çalışma süresi yılda 270 saati aşamaz.

Haftalık çalışma süresi 45 saatin altında belirlenmişse, bu sürenin üzerinde ve 45 saate kadar yapılan çalışma fazla sürelerle çalışma sayılır ve ücreti 1,25 katıdır. İki kavramın karıştırılması bordro itirazlarının sık sebeplerinden biridir.

PDKS'de bu ayrım kural olarak tanımlanır. Sistem haftalık toplamı takip eder, eşiği geçen süreyi doğru katsayıyla ayırır ve yıllık 270 saatlik sınıra ne kadar kaldığını gösterir. Elle takipte bu sınırın gözden kaçması ay sonunda değil, denetimde ortaya çıkar.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararı 2 Haziran 2026 tarihli Resmî Gazete'de yayımlandı.

Kararın özü şu: işyerlerinde mesai takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma ve benzeri biyometrik verilerin işlenmesi, çalışanın açık rızası bulunsa dahi hukuka aykırı kabul edildi.

Kurulun iki gerekçesi var:

• İşçi ile işveren arasındaki yapısal güç dengesizliği nedeniyle açık rızanın özgür iradeye dayandığı kabul edilemiyor. Rıza vermeyen çalışan olumsuz sonuçla karşılaşma riski taşıyorsa gerçek bir seçeneği yoktur.
• Daha az müdahaleci alternatifler varken biyometrik veri işlemek, KVKK'nın 4. maddesindeki ölçülülük ve veri minimizasyonu ilkelerine aykırıdır.

Kurulun işaret ettiği alternatifler: şifreli kart sistemleri, PIN kodu, RFID ve NFC tabanlı kart veya telefon çözümleri, mobil uygulama ve imza föyü.

Pratik anlamı: çalışma sürelerini kayıt altına almak yasal zorunluluk olmaya devam ediyor, ancak bunu biyometrik yöntemle yapmayı zorunlu kılan bir düzenleme yok. Yani zorunluluk kaydın kendisinde, yöntemde değil.

Mesai takibini bugün biyometrik terminalle yürüten bir işletmenin gündeminde iki soru var: mevcut kayıtlar ne olacak ve yerine hangi yöntem kurulacak. İkincisinin cevabı çoğu kurulumda kolaydır, çünkü turnike ve kapı donanımının büyük kısmı korunur; değişen yalnızca kimlik doğrulama noktasıdır.

Enka Teknoloji tarafındaki karşılığı: mesai takibi kurulumlarında kartlı geçiş, QR kod ve konum doğrulamalı mobil giriş-çıkış yöntemleri kullanılıyor.

Çoğu kurulumda bunlar birleşir. Fabrikanın kapısında turnike, saha ekibinde mobil giriş, otoparkında bariyer olur ve üçü aynı yazılıma bağlanır.

Cihaz seçiminin ayrıntısı için PDKS Cihazları sayfasına, yetkilendirme tarafı için Access Kontrol Sistemi Nedir sayfasına bakabilirsiniz.

OnlinePDKS, Enka Teknoloji'nin bulut tabanlı personel devam kontrol ve puantaj yazılımıdır. Giriş-çıkış, vardiya, mola, izin, fazla mesai ve puantaj süreçlerini tek panelde toplar.

• Kim geldi, kim gelmedi, kim izinli bilgisini anlık gösterir.
• Vardiya ve mola kurallarını bir kez tanımlatır, her ay aynı şekilde işletir.
• İzin talebini sistem üzerinden alır, hak devrini takip eder.
• Fazla mesaiyi kurala göre ayırır, yıllık sınırı izler.
• Puantaj kartını ve raporları ay sonunda hazır verir.
• Bordro ve ERP programınıza veri aktarır.
• Çok şubeli yapıda şube bazlı yetki verir, merkeze toplu rapor çıkarır.

Nasıl kullanılır: mevcut kart okuyucu, turnike ve access kontrol altyapınızla entegre çalışır. Cihaz kurulamayan yerlerde QR kod ve konum doğrulamalı mobil giriş-çıkış ile cihazsız da kullanılır.

Ayrıntılı bilgi ve panel tanıtımı: onlinepdks.com

Verisinin kurum dışına çıkmasını istemeyen işletmeler için yerinde kurulum seçeneği de bulunuyor.

Kurulum ve servis tarafını Enka Teknoloji kendi ekibiyle yapıyor. Donanımı kendimiz ithal ediyor, montajı ve satış sonrası desteği kendimiz veriyoruz. 2010'dan beri bu işi yapıyoruz.